En tu negocio o empresa donde el
tiempo, literalmente es “oro”, es imperante que hagas un esfuerzo por tener el
control sobre la forma de administrar el tiempo. Obviamente, desarrollar esta
habilidad en la gestión del tiempo permite utilizarlo mejor, lo cual te
conducirá a obtener más ingresos mediante el aumento de horas facturables.
En toda organización, existen
distintos equipos de trabajo, los cuales se dividen las múltiples tareas, de manera
que, cada eslabón de la cadena se aboque a una actividad particular. En este
caso es inevitable la organización de reuniones entre el equipo laboral que ejecuta,
que produce y los que dirigen, administran y gestionan.
Estamos conscientes que esas
reuniones, en la mayoría de los casos son necesarias, pero si no son bien
organizadas y estructuradas, ceñidas a una estricta agenda, pueden resultar
interminables y tediosas, lo que conlleva a que no sean realmente productivas y
terminen por robarte un tiempo valioso, el cual podrías aprovechar para
actividades más importantes dentro de tu negocio.
Por ello, a continuación te
presentamos los elementos básicos que debes contemplar para que obtengas el
mayor provecho de estas reuniones de trabajo, sin sacrificar tus valiosas horas
de tiempo productivo.
Diseñar una agenda. Como ya lo mencionamos, es imprescindible
diseñar una agenda donde se jerarquicen los temas a tratar. Generalmente, las
reuniones se inician con una introducción sobre los tópicos a desarrollar y los
objetivos que se persiguen al abordar dichos temas.
Diseñar y manejar de forma
colectiva una agenda de prioridades, garantiza que todos los participantes
entiendan los requerimientos y objetivos.
Establecer un límite de tiempo. Limitar el tiempo te garantizará,
por un lado, que los participantes no se diluyan en conversaciones que no
tienen nada que ver con la agenda o que prolonguen el tiempo estipulado para los
recesos y por el otro, tendrás las más altas probabilidades de cubrir el
contenido pautado para estos encuentros de trabajo.
Designar a un facilitador. Te brinda la oportunidad de asegurarte de contar con un responsable de llevar el control de la reunión y el control del tiempo, así como alguien que puede tomar los datos para redactar una minuta con los detalles más resaltantes y realizar el seguimiento necesario sobre el cumplimiento de los objetivos propuestos y tareas asignadas a cada participante.
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