El tiempo es dinero, no lo diluyas en reuniones interminables

En tu negocio o empresa donde el tiempo, literalmente es “oro”, es imperante que hagas un esfuerzo por tener el control sobre la forma de administrar el tiempo. Obviamente, desarrollar esta habilidad en la gestión del tiempo permite utilizarlo mejor, lo cual te conducirá a obtener más ingresos mediante el aumento de horas facturables.

En toda organización, existen distintos equipos de trabajo, los cuales se dividen las múltiples tareas, de manera que, cada eslabón de la cadena se aboque a una actividad particular. En este caso es inevitable la organización de reuniones entre el equipo laboral que ejecuta, que produce y los que dirigen, administran y gestionan.

Estamos conscientes que esas reuniones, en la mayoría de los casos son necesarias, pero si no son bien organizadas y estructuradas, ceñidas a una estricta agenda, pueden resultar interminables y tediosas, lo que conlleva a que no sean realmente productivas y terminen por robarte un tiempo valioso, el cual podrías aprovechar para actividades más importantes dentro de tu negocio.

Por ello, a continuación te presentamos los elementos básicos que debes contemplar para que obtengas el mayor provecho de estas reuniones de trabajo, sin sacrificar tus valiosas horas de tiempo productivo.

Diseñar una agenda. Como ya lo mencionamos, es imprescindible diseñar una agenda donde se jerarquicen los temas a tratar. Generalmente, las reuniones se inician con una introducción sobre los tópicos a desarrollar y los objetivos que se persiguen al abordar dichos temas.

Diseñar y manejar de forma colectiva una agenda de prioridades, garantiza que todos los participantes entiendan los requerimientos y objetivos.

Establecer un límite de tiempo. Limitar el tiempo te garantizará, por un lado, que los participantes no se diluyan en conversaciones que no tienen nada que ver con la agenda o que prolonguen el tiempo estipulado para los recesos y por el otro, tendrás las más altas probabilidades de cubrir el contenido pautado para estos encuentros de trabajo.

Designar a un facilitador. Te brinda la oportunidad de asegurarte de contar con un responsable de llevar el control de la reunión y el control del tiempo, así como alguien que puede tomar los datos para redactar una minuta con los detalles más resaltantes y realizar el seguimiento necesario sobre el cumplimiento de los objetivos propuestos y tareas asignadas a cada participante.